EL ACTA
¿QUÉ ES UN ACTA?
Un acta es un documento en el que se registran los hechos, las intervenciones de los participantes, los acuerdos a los que llega y los aspectos formales de una reunión. Su redacción la hace una persona que actúa como secretario del grupo y de la persona que oficia como presidente del grupo reunido. Es muy usual, y en algunos casos obligatorio por ley, levantar acta de reuniones formales, tales como asambleas de profesores o de alumnos, juntas de vecinos, federaciones deportivas, asambleas de propietarios de conjuntos residenciales, juntas directivas, etcétera.
ESTRUCTURA DE LAS ACTAS
Los siguientes elementos deben aparecer necesariamente es un acta:
1. Un título, en el que se identifica la reunión.
Ejemplo:Consejo de administración del edificio Santa Isabel, Acta No. 234
2. Una introducción, en la que se hacen constar los datos básicos o aspectos formales de la reunión: participantes, hora, fecha y lugar de reunión.
Ejemplo:En el salón comunal del edificio Santa Isabel, a las 7 pm del 4 de agosto de 2001, la señora Estela Martínez, quien actúa como presidenta; y los señores Juan Ramón Quinceno, Luis Paz y Juan Pérez se reunieron de acuerdo con la conocatoria hecha por la administración del edificio, Luz Cruz.
3. El orden del día, que es un breve guión de los temas propuestos para la reunión.
Ejemplo: Orden del día: 1. Verificación del quórum. 2. Revisión y aprobación del acta superior. 3. Informe general de funcionamiento. 4. Informes varios.
4. El desarrollo del orden del día, en el que se narra lo tratado en cada uno de los apartados del orden del día, con mención de las personas que participan en cada caso.
5. El cierre, en donde se explica si se trataron todos los temas del orden del día, o si quedaron algunos pendientes, y se deja constancia de la hora de finalización. Estos datos también forman parte de los aspectos formales de una cata.
Ejemplo:Sin más asuntos que tratar, se levanta la sesión a las 8:30 pm, en el lugar y fecha citados al principio.
PREGUNTA: En la redacción de un acta juega un papel muy importante: